オフィス移転の心得

オフィス移転については規模の大小にもよりますが、解約手続きなどをふまえると、少なくとも6ヵ月前以上には作業を開始する必要があります。ここでは大まかな目安としての作業スケジュールについて解説します。



■6ヶ月前 現契約先への解約予告
移転に伴い現在契約中のオフィスの解約を行わなければいけませんが、一般的に契約書には6ヵ月前(ないし3ヵ月前)までに解約予告をする必要があると記載がされています。
原状回復範囲及び費用や、保証金の返還についてなど確認しなければならない項目は必ずここで確認するようにしましょう。なお新しいオフィスの契約が完了してから解約予告をするのが一般的といえます。

■5ヶ月前 新オフィスの賃貸契約とオフィスレイアウトの決定
この時点では新しいオフィス物件に目星をつけて、契約条件の確認と申込の手配をします。新オフィスの賃貸契約は、解約予告と前後することになるので、ほぼこの時点では確定までさせる必要があります。また申込に伴って移転先オフィスのオーナーに必要な書類を提出する必要がありますが、これを元に移転先オフィス側で信用調査を行います。
信用調査も完了し契約に入る場合に手付金(保証金)の支払いが必要になるケースも多々ありますので、手付金額やキャンセル時の扱いなど重要な点はここでも忘れずに確認し、必要に応じ書面の取り交わしもするようにしましょう。
またこの時点でおおまかなオフィスレイアウトのイメージも作成しておく必要があります。ここで作成したレイアウトイメージをベースに、レイアウトの最終決定と詳細なスケジュールの作成に入ります。

■3~4ヶ月前 詳細スケジュールの作成と業者への発注準備
移転先の契約とレイアウトイメージが出来上がったら、具体的なレイアウトの確定とスケジュールへの落し込み、さらに業者の選定に移らなければいけません。
実際に業者に発注を行い打合せを行う段階で、色々と見えてこない部分が見えてきたり、想定よりもコストが発生したりする場合もありますので、業者を選定し打合せを行う前の段階で細かいスケジュールの見通しは立てておくようにしましょう。

■2ヶ月前 社内への周知とスケジュール調整
ここまで来るとあとは実際の作業準備になります。オフィス移転は社内でも多くの人間に影響がでるプロジェクトですので、社内への周知はもちろん、各部門ごとに取りまとめる担当者を決め、定期的な打合せと各部門への指示徹底をするようにしましょう。

■1ヶ月前 移転(引越し)準備
荷物の移動に必要な梱包作業を進めていきます。実際の業務に使用するものはぎりぎりでの梱包になるでしょうが、書類やキャビネットの中身など、早い段階で荷造りできるものは進めていきます。その際、荷物の保管場所やセキュリティ面の確認手配も忘れずにするようにしましょう。